Tin học văn phòng có lẽ là khái niệm không còn quá xa lạ với chúng ta, đặc biệt là những người đang làm việc ở môi trường văn phòng. Vậy cụ thể tin học văn phòng là gì và có ý nghĩa như thế nào trong thời đại công nghiệp 4.0? Cùng tìm hiểu chi tiết về tin học văn phòng nhé!

Tin học văn phòng là gì?

Hiểu một cách đơn giản, tin học văn phòng là một nghề thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin. Chúng thường được biết đến với các khả năng xử lý công việc như: Các thao tác trên văn bản, các trình chiếu và các hàm số. Những kỹ năng trong ngành nghề tin học văn phòng sẽ giúp ích cho chúng ta rất nhiều để hoàn thiện công việc.

Vai trò của tin học văn phòng trong thời đại công nghiệp

Không thể phủ nhận một điều là tin học văn phòng mang lại rất nhiều lợi ích và ảnh hưởng lớn đến công việc văn phòng. Nó không chỉ giúp công việc được hoàn thành một cách nhanh chóng hơn mà còn là công cụ để khai thác các thông tin hiệu quả và đơn giản hơn.

Các doanh nghiệp, công ty hầu như ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc quản lý nhằm tăng năng suất công việc và hiệu quả hơn. việc ứng dụng nghề tin học văn phòng vào công việc sẽ giúp nhân sự quản lý tốt được hồ sơ, các công việc tính lương thưởng sẽ trở nên chính xác và đơn giản hơn.

Những kỹ năng cần trang bị về tin học văn phòng là gì?

Kỹ năng soạn thảo văn bản

Word được xem một công cụ giúp soạn thảo văn bản phổ biến và hữu dụng trên toàn thế giới. Phần mềm này cho phép chúng ta tạo văn bản, thay đổi font, chèn hình ảnh, thay đổi màu sắc chữ, tạo ghi chú và rất nhiều các tính năng khác.

Một số các kỹ năng mà chúng ta cần trang bị và thành thạo để xử lý văn bản bằng phần mềm Word như:

• Đánh văn bản thành thạo bằng 10 ngón tay, biết cách sử dụng font chữ phù hợp với từng hoàn cảnh.
• Biết cách tạo định dạng văn bản như tách đoạn, căn lề, số trang…
• Cần biết cách chèn hình ảnh, sơ đồ và biểu đồ.
• Linh hoạt việc sử dụng và chèn các ký tự như: symbol, footnote…
• Biết cách gộp các văn bản thành một văn bản thống nhất.
• Biết cách đặt mật khẩu cho các file dữ liệu quan trọng cần được bảo mật.

Kỹ năng sử dụng Excel

Kỹ năng dùng Excel là rất cần thiết nếu không muốn nói là rất quan trọng, đặc biệt là các bạn học chuyên ngành kế toán, thống kê hoặc đang có định hướng làm việc trong môi trường văn phòng.

Excel là một bảng tính bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột. Phần mềm này sở hữu rất nhiều tính năng ưu việt, có giao diện tiện ích rất thân thiện giúp người dùng thao tác dễ dàng.

Bạn nên biết các kỹ năng xử lý trong Excel như là:

• Biết cách tạo một bảng tính, các định dạng bảng tính (định dạng số, xoá cột, gộp ô, xóa hàng)
• Biết sử dụng các tính năng định dạng tự động như tạo ngày tháng, theo tỉnh, số thứ tự…
• Bạn cần nắm rõ và ghi nhớ cách sử dụng các hàm thông dụng: Day, Month, Year, If, Now, Hlookup, Vlookup, Min, Max, Sumif, Sum, Countif, Average, Countif…

Kỹ năng làm PowerPoint

PowerPoint là một phần mềm có thể giúp bạn tạo ra được một bản trình chiếu chuyên nghiệp và thu hút. Khi bạn cần phải trình bày một ý tưởng, một dự án cho đối tác hoặc Sếp của mình, thì việc dùng bản trình chiếu các slide sẽ giúp bạn truyền đạt được một cách rõ ràng và thu hút sự chú ý của người tham gia.

Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách tạo được một bản trình chiếu chuyên nghiệp. Do đó, ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường bạn cần tích cực trong việc trau dồi kiến thức và các kỹ năng sử dụng tin học văn phòng để vận dụng tốt khu bước chân vào môi trường làm việc.

Các tính năng khi sử dụng powerpoint bạn cần biết như là:

• Đa dạng hình khối
• Chèn video và hình ảnh vào slide
• Biết mask các hình khối và hình ảnh
• Sử dụng các hiệu ứng chuyển cảnh
• Tính năng bảo mật dữ liệu

Trên đây là những kiến thức cơ bản để các bạn hiểu hơn tin học văn phòng là gì. Có thể thấy, tin học văn phòng có vai trò rất lớn đối với thời đại 4.0, nó phục vụ cho công việc và sự phát triển của thời đại. Do đó, các bạn nên củng cố thêm cho mình những kiến thức tốt về tin học văn phòng nhé!